Claves para organizar un viaje de negocios

¿Qué es un viaje de negocios?

Un viaje por negocios es, al fin y al cabo, moverse por trabajo. Ya sea para reunirte con un cliente, asistir a un congreso o visitar la sede central en otro país, el objetivo es profesional. Y sí, la diferencia con unas vacaciones se nota mucho. Aquí no vienes a desconectar, sino a cumplir con tus superiores, a sacar el máximo partido al tiempo aunque a veces parezca que el reloj va en tu contra.

Ahora bien, eso no significa que no puedas disfrutarlo. Siempre hay un momento para respirar, tomar un café sin prisas o dejarte sorprender por una calle desconocida entre reunión y reunión. Porque incluso en medio del ajetreo, estos viajes también pueden dejarte buenos recuerdos y no solo facturas de taxis para reembolsar.

Porque lo habitual en los viajes empresariales es que sea la compañía responsable la que se encargue de los gastos (transporte, alojamiento, comidas, etc.). Así, podrás organizar todo perfectamente para rendir al máximo. Aunque a veces se parezca a una maratón, una experiencia de estas características puede abrirte muchas puertas si se gestiona con cabeza y con tiempo.

Pasos para organizar un viaje de negocios

Si es tu primera vez, organizar un viaje por trabajo posiblemente te parezca complicadísimo, pero si sigues una serie de pautas básicas, no deberías tener problema. Como canta el mítico Joaquín Sabina en Jugar por jugar: «hay que pensar despacio para andar deprisa». Por lo tanto, calma y anticipación para dejarlo todo bien atado. Así podrás poner posteriormente velocidad de crucero en piloto automático.

¿Que no sabes por dónde empezar? Aquí van los pasos esenciales que creemos que deberías seguir para no dejarte nada importante por el camino.

Paso 1: Organiza las fechas

Parece obvio, pero muchas veces se deja para el último momento. Sin embargo, lo primero que hay que hacer es fijar bien las fechas. Cuanto antes lo hagas, más margen tendrás para encontrar vuelos baratos, un buen hotel y organizar las reuniones con tiempo para no convertir la experiencia en un agobio constante. De hecho, si el viaje de negocios coincide con festivos o huelgas en destino, agradecerás haber organizado todo a tiempo.

Paso 2: La ubicación

¿A dónde viajas exactamente? No basta con saber la ciudad. Hay que pensar también en si el hotel está cerca de los puntos clave, si hay buena conexión con el aeropuerto, si la zona es segura… y, muy importante, si vas a poder trabajar con normalidad. Si no quieres sorpresas con el roaming o con la cobertura, activa el modo avión durante los trayectos largos y apuesta por una conexión versátil y cómoda como la que ofrecen las mejores eSIM.

Paso 3: Objetivos del viaje

Cada viaje de negocios tiene un propósito propio. A veces, la idea es cerrar un buen acuerdo para la compañía, otras basta con representarla en un evento importante o simplemente tantear a un socio estratégico. Sea como fuere, lo ideal es definir esos objetivos desde el principio, porque todo lo demás —desde las reuniones hasta el presupuesto— debería girar en torno a ellos.

Paso 4: Organizar reuniones

Una vez fijadas las metas, es hora de planificar las reuniones: a quién ver, cuándo y dónde. Contacta con antelación con cada actor implicado, confirma horarios y deja siempre cierto margen para imprevistos. Si son varias citas, intenta agruparlas por zonas para optimizar desplazamientos. Y recuerda: siempre es buena idea tener una lista con los contactos clave.

Paso 5: Planifica los gastos

Viajar cuesta, y tener claro el presupuesto desde el principio te ayudará a evitar sorpresas. Incluye vuelos, traslados, alojamiento, dietas y posibles extras. Si la empresa se hace cargo de los gastos, asegúrate de conocer al dedillo su política. Por ejemplo: ¿Tienes que presentar justificantes? Existen herramientas digitales que te ayudan a registrar los recibos y controlar todos los movimientos financieros de forma sencilla desde tu dispositivo móvil.

Paso 6: Organizar comidas

Aunque no lo parezca, las comidas también forman parte de la planificación del viaje de empresa. Si hay almuerzos de trabajo, resérvalos con tiempo. Si el día es puro trajín, busca opciones prácticas cerca de donde te alojes. Y si tu equipo tiene restricciones alimentarias, tenlo en cuenta. Evitarás malentendidos o búsquedas de alternativas en el último minuto.

Paso 7: Generar un itinerario

Este es uno de los pasos más importantes y, a menudo, el más olvidado a la hora de organizar un viaje corporativo. El itinerario debe incluir todo: vuelos, hoteles, reuniones, horarios de comidas y contactos relevantes. Puede ser una hoja impresa o un documento compartido en la nube. También conviene que añadas detalles como direcciones exactas, reservas o códigos QR. Si viajas al extranjero, tener conexión a internet es clave, así que considera usar una tarjeta eSIM para mantenerte conectado en todo momento sin depender del wifi del hotel o redes públicas.

Paso 8: Organizar un plan de crisis

Por mucho que planifiques un viaje de negocios, siempre puede surgir algún contratiempo: un vuelo cancelado, un encuentro pospuesto, que te pierdan el equipaje… Tener un plan B te ahorrará los malos tragos. Incluye seguros de viaje, teléfonos de emergencia, copias digitales de la documentación importante y alternativas de transporte por si algo falla. Si no dejas nada al azar, todo debería salir bien.

Qué llevar a un viaje de empresa

Hacer la maleta para un viaje de trabajo no es lo mismo que preparar una escapada de fin de semana. Aquí no vale improvisar ni llenar la mochila «por si acaso». Si te queda algo de tiempo libre, claro que podrás disfrutar un poco del lugar y relajarte, ¡pero no es lo primordial!

Para viajar por negocios sin agobios, hay que ir a lo práctico, centrándose en lo profesional y, sobre todo, en no olvidar nada importante que luego te obligue a actuar con prisas y sin posibilidad de tomar decisiones meditadas. Para seguir ayudándote con la preparación, compartimos contigo las tres cosas que nunca debes obviar en tus viajes empresariales.

Ropa

Aquí menos es más, pero tampoco te pases. Lo ideal es llevar prendas que puedas combinar sin demasiados quebraderos de cabeza, que no se arruguen con facilidad y que se adapten a la agenda del viaje. Una americana neutra, camisas o polos que se vean bien tanto en una reunión como en una cena informal y, al menos, un par de pantalones cómodos pero presentables.

No olvides ropa más casual por si tienes ratos libres (que a veces los hay). Asimismo, si vas a un destino lluvioso, no renuncies a un impermeable ligero. Y algo importante: los zapatos. Llévate solo los que realmente vayas a usar, ya que te permitirá ahorrar espacio. Asegúrate, eso sí, de que no te hagan daño, porque no te sentirás al 100 % como tengas que negociar un contrato con una ampolla en el talón.

Aparatos electrónicos

Aquí es fácil incluir más o, por el contrario, quedarse corto. Lo esencial es el ordenador portátil, cargadores, adaptadores por si viajas a un país extranjero con otro tipo de sistema eléctrico y, si usas auriculares para conferencias, no olvides incluirlos (así como asegurarte de que tienen batería suficiente).

Una powerbank o un pocket wifi también pueden ser grandes aliados, sobre todo si vas a pasar mucho tiempo fuera del hotel. Y si trabajas con documentos delicados, mejor que llevarlos en un pendrive, guárdalos en la nube protegidos con contraseña. Perder un almacenamiento externo o que se te estropee el portátil en pleno viaje de negocio es un fastidio, pero perder la información puede ser mucho peor.

eSIM

En estas situaciones, viajar con buena conexión a internet no es un capricho, es una necesidad. Si no quieres perder tiempo buscando wifi por cada rincón, una eSIM para empresas como la que ofrece Saily es la mejor inversión. Te permite conectarte nada más aterrizar, sin andar buscando tiendas ni cambiando chips diminutos en el aeropuerto.

Además, si tu móvil lo permite, puedes tener activada tu línea habitual y la eSIM del viaje a la vez. Así no te pierdes llamadas importantes de casa ni de la oficina. Y si vas a usar herramientas como mapas, correo electrónico, servicios de mensajería o presentaciones en línea, agradecerás no depender de la red del hotel. Aunque muchos alojamientos clásicos se jactan de ofrecer conexión de calidad, casi nunca es tan buena como prometen.

Qué hacer después del viaje de negocios

Cuando termina el viaje de negocios, no acaba el viaje profesional. De hecho, las horas posteriores al regreso son clave para aprovechar lo aprendido y no dejar cabos sueltos. Aquí van dos aspectos esenciales que conviene poner sobre la mesa antes de continuar con otras cuestiones:

Informe sobre las reuniones y principales resultados del viaje

No hace falta escribir un best-seller, pero sí dejar constancia de lo hecho sin esperar a mañana para que se te olvide. ¿Con quién te has reunido? ¿Qué acuerdos has logrado? ¿Qué tareas han quedado pendientes? Este informe puede ser tan sencillo como un correo estructurado o una nota compartida en la nube. Lo importante es que sea útil tanto para ti como para tu equipo.

Reporte de gastos

Otra tarea inevitable (pero necesaria) es la de cuadrar números. Revisa tickets, facturas, pagos con tarjeta o cualquier otro importe que hayas adelantado. Si tu empresa tiene un sistema de gestión de gastos, súbelo todo a la plataforma pertinente cuanto antes para no retrasar reembolsos o cerrar presupuestos. Para facilitar este punto, puedes crear una carpeta específica para los gastos del viaje desde el primer día.

Un viaje corporativo es como afinar un instrumento

¿A que no tocarías una guitarra desafinada para dar un pequeño concierto ante un grupo de desconocidos? Pues un viaje de empresa es lo mismo. No se trata solo de cuadrar vuelos o llevar la ropa adecuada, sino de entender qué hace que un desplazamiento laboral sea realmente productivo. Si tienes claros los objetivos y te tomas el tiempo necesario para organizar un buen itinerario y elegir herramientas como la eSIM de Saily, te mantendrás siempre conectado y sumarás una gran experiencia tanto personal como laboral.